Registro de viajeros en apartamentos turísticos
Si alquilas apartamentos turísticos, tienes que registrar a cada huésped y comunicar sus datos al Ministerio del Interior. Te explicamos qué implica en el día a día y cómo organizarlo para que no te quite tiempo.
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Qué obligaciones tienes
El Real Decreto 933/2021 se aplica a cualquier persona o empresa que preste servicios de alojamiento, también a quien tiene un solo apartamento. En la práctica son cuatro obligaciones:
- Darte de alta en SES Hospedajes, con cada uno de tus alojamientos.
- Comunicar cada reserva en las 24 horas siguientes a que se haga, se modifique o se cancele.
- Comunicar el parte de viajeros en las 24 horas siguientes a la entrada de los huéspedes.
- Conservar el registro durante 3 años.
El contexto general está en qué es SES Hospedajes.
Alta de tus apartamentos
El alta se hace una sola vez en la sede electrónica del Ministerio del Interior, con certificado digital. Al terminarla obtienes un código de arrendador, que te identifica a ti, y un código de establecimiento por cada apartamento que registres.
Si gestionas varios apartamentos, cada parte se envía con el código del apartamento donde se alojan los viajeros. Ten la lista de códigos a mano: un parte enviado con el código equivocado es un parte mal comunicado.
Si vas a usar un programa para enviar los partes, marca en el alta la opción de enviar comunicaciones por servicio web. Todos los pasos están en la guía de alta en SES Hospedajes.
Qué datos tienes que pedir a cada huésped
- Nombre y apellidos. Con DNI español, también el segundo apellido.
- Tipo y número de documento, y el número de soporte si es DNI o NIE. Se exige a partir de los 14 años.
- Fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo.
- Dirección de residencia completa, con código postal y país.
- Teléfono o correo electrónico.
- Para los menores, el parentesco con el adulto con el que viajan.
Y de la estancia: referencia de la reserva, fechas de entrada y salida, número de personas y tipo de pago. La lista completa, campo por campo, está en qué es un parte de viajeros.
Cómo organizar el check-in
El momento de recoger los datos es el que más problemas da, sobre todo en apartamentos con llegada autónoma, donde nadie recibe al huésped.
Check-in presencial
Recibes a los huéspedes, compruebas sus documentos y anotas los datos. Funciona, pero obliga a estar allí a la hora de llegada y a pasar después los datos a SES.
Check-in online antes de la llegada
Envías al huésped un enlace para que rellene sus datos y los de sus acompañantes antes de llegar. Tiene tres ventajas:
- Puedes revisar los datos con tiempo y pedir que se corrijan antes de la entrada.
- Puedes condicionar la entrega del código o de las llaves a tener el registro completo.
- El parte queda listo para enviarse el mismo día de la llegada.
Los errores típicos al recoger los datos (DNI sin letra, códigos postales de 4 cifras, sin teléfono ni correo) son los mismos por los que SES rechaza después los partes. Están todos en errores frecuentes en SES Hospedajes.
Los datos de tus huéspedes y la protección de datos
Los datos del registro son datos personales. Pedirlos está justificado porque lo exige la ley, pero eso marca también sus límites:
- Pide solo lo necesario. La norma exige los datos, no una fotocopia del documento.
- Informa al huésped de para qué se recogen y a quién se comunican.
- Guárdalos de forma segura durante los 3 años obligatorios y no los uses para otra cosa, como enviar publicidad.
Cuándo compensa automatizarlo
Con pocas reservas al mes, la aplicación web del Ministerio es suficiente. Compensa automatizarlo cuando:
- tienes varios apartamentos o muchas entradas en temporada alta;
- tus huéspedes llegan sin que nadie los reciba;
- se te acumulan los partes o te los rechazan por errores de tecleo.
Un programa conectado por servicio web recoge los datos en el check-in online, los valida y envía partes y reservas sin que tengas que entrar en SES. Las dos formas de envío se comparan en cómo enviar un parte de viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar a los huéspedes si solo tengo un apartamento?
Sí. La obligación depende de prestar el servicio de alojamiento, no del número de apartamentos.
¿Necesito un alta distinta para cada apartamento?
Te das de alta una vez como arrendador, pero cada apartamento queda registrado como establecimiento con su propio código, que es el que se usa al enviar sus partes.
Si la reserva llega por una plataforma, ¿tengo que enviar el parte yo?
Sí. Aunque la reserva venga de una plataforma, el parte de los viajeros que se alojan lo comunica el alojamiento.
¿Puedo pedir los datos al huésped antes de que llegue?
Sí, y es lo más práctico: permite revisarlos con tiempo y enviar el parte el mismo día de la entrada.
¿Prefieres que se haga solo?
Hospedaje-Digital recoge los datos de tus huéspedes con un check-in online, los valida antes de enviarlos y comunica partes y reservas a SES Hospedajes por servicio web.
Otras guías
Hospedaje-Digital es un software privado y no tiene ninguna vinculación con el Ministerio del Interior. Esta guía es informativa: para el texto oficial consulta el Real Decreto 933/2021 y la sede electrónica del Ministerio del Interior.