Cómo darse de alta en SES Hospedajes
El alta en la plataforma del Ministerio del Interior no es difícil, pero tiene un par de pantallas donde es fácil equivocarse y quedarte sin poder automatizar los envíos. Esta guía recorre el proceso entero, incluida la casilla que casi todo el mundo se deja sin marcar.
Actualizado el
En esta guía
- Lo que necesitas antes de empezar
- Quién está obligado a darse de alta
- Paso 1: entrar en la sede electrónica
- Paso 2: identificarte con certificado digital
- Paso 3: registrar el arrendador
- Paso 4: dar de alta el establecimiento
- Paso 5: activar el envío por servicio web
- Paso 6: guardar las cuatro credenciales
- Después del alta: qué se envía y cuándo
- Errores que más altas bloquean
- Casos particulares
- Preguntas frecuentes
Lo que necesitas antes de empezar
Las obligaciones de comunicación del Real Decreto 933/2021 producen efectos desde el 2 de enero de 2023, y el periodo de adaptación que el Ministerio estableció después ya ha terminado. Afectan a hoteles, hostales, apartamentos y viviendas de uso turístico, casas rurales, campings y a quien alquile por habitaciones, incluidos los particulares. Lo que se arriesga quien no cumple está en multas y sanciones del parte de viajeros.
Reunir esto antes de sentarte ahorra el disgusto de llegar a la mitad del formulario y tener que salirte. El trámite no guarda borradores.
| Certificado digital | De persona física si el alojamiento está a tu nombre, o de persona jurídica si la titular es una sociedad. Es requisito indispensable: el Ministerio no deja completar el registro inicial de otra forma. |
|---|---|
| Datos fiscales del titular | Nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio, teléfono y correo electrónico. |
| Datos del alojamiento | Nombre comercial, dirección completa, municipio, provincia, código postal y tipo de establecimiento. |
| Número de registro turístico | El que te dio tu comunidad autónoma (VUT, VFT, AT…). No todas lo exigen en este trámite, pero tenlo a mano. |
| Un navegador que reconozca el certificado | Con el certificado ya instalado y probado. Este es el punto donde más gente se atasca, antes incluso de empezar. |
Quién está obligado a darse de alta
El Real Decreto 933/2021 alcanza a toda persona física o jurídica que ejerza actividad de hospedaje, sea profesional o no. En la práctica, si cobras por alojar a alguien, estás dentro: hoteles, hostales y pensiones, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico, casas rurales, campings y áreas de autocaravanas, albergues, y también quien alquila habitaciones en su propia casa.
También están obligadas las plataformas intermediarias y las empresas de alquiler de vehículos sin conductor, aunque con sus propios formularios.
Hay un matiz que conviene conocer: a los hospedadores no profesionales se les exime del deber de registro documental y de conservación, pero no de comunicar. Es decir, el alta y el envío de los partes hay que hacerlos igual.
Que el alojamiento esté vacío una temporada no suspende el alta. Lo que se comunica son las estancias; si no hay estancias, no hay nada que enviar, pero el establecimiento sigue registrado.
Paso 1: entrar en la sede electrónica
Todo el trámite vive en la sede electrónica del Ministerio del Interior, en el procedimiento Hospedajes y alquiler de vehículos. Al entrar verás dos accesos distintos, y conviene no confundirlos porque sirven para cosas diferentes:
| Acceso al registro de establecimientos y entidades | Es el del alta. Aquí te registras como arrendador, das de alta cada alojamiento y obtienes las credenciales. Es donde tienes que entrar ahora. |
|---|---|
| Acceso a la consulta y envío de comunicaciones | Es la aplicación del día a día: enviar partes a mano y consultar los ya enviados. Si automatizas los envíos, casi no la pisarás. |
Ir a SES Hospedajes en la sede electrónica
Pulsa en Acceso al registro de establecimientos y entidades HOSPEDAJES y después en Acceso.
Paso 2: identificarte con certificado digital
Para el registro inicial hace falta certificado digital, sin alternativa. Cl@ve y el DNI electrónico te sirven más adelante para entrar en la aplicación de envíos, pero no para crear el arrendador.
Dos cosas que dan problemas aquí:
- Certificado de persona física cuando el titular es una sociedad. Si el alojamiento está a nombre de una S.L., necesitas el certificado de representante de esa sociedad, no el tuyo personal. Con el equivocado el alta queda a nombre de quien no debe.
- El certificado no aparece en el navegador. Suele ser que está instalado en otro navegador o en otro perfil de usuario de Windows. Antes de culpar a la sede, comprueba que puedes entrar con él en cualquier otra administración.
Si el certificado caduca más adelante, el alta no se pierde. Renuevas el certificado y vuelves a entrar con el nuevo; los códigos y las credenciales siguen siendo los mismos.
Paso 3: registrar el arrendador
El arrendador es el titular de la actividad: tú, o tu sociedad. Es la ficha de quien responde ante el Ministerio, y se registra una sola vez aunque luego tengas diez apartamentos.
Te pedirá los datos fiscales del titular y un correo de contacto.
Pon un correo que leas de verdad. Es por donde llegan los avisos del Ministerio y, si algún día hay un problema con las comunicaciones, el primer aviso cae ahí.
Paso 4: dar de alta el establecimiento
El establecimiento es cada alojamiento físico. Un arrendador puede tener varios, y cada uno genera su propio código y sus propias credenciales. Si gestionas cinco apartamentos, repites este paso cinco veces.
Los datos que pide:
- Nombre del alojamiento, el comercial, el que usas para que tus huéspedes lo identifiquen.
- Dirección completa: vía, número, código postal, municipio y provincia.
- Tipo de establecimiento, de una lista cerrada.
- Correo electrónico y teléfono de contacto del alojamiento.
Cuida la dirección: tiene que coincidir con la del registro turístico de tu comunidad. Una discrepancia aquí no bloquea el alta, pero sí complica cualquier comprobación posterior.
Paso 5: activar el envío por servicio web
⚠️ El paso que casi todo el mundo se salta
En la ficha del establecimiento tienes que marcar ENVIAR COMUNICACIONES POR SERVICIO WEB.
El Ministerio ofrece dos formas de comunicar: a mano, entrando en la aplicación web y tecleando los datos de cada huésped, o máquina a máquina, mediante un servicio web al que se conecta tu software.
Esa casilla es la que decide cuál de las dos tendrás. Y lo importante: si no la marcas, el sistema no te genera el usuario ni la contraseña del servicio web. No es que las tengas y no las encuentres, es que no existen. Ningún programa, el nuestro tampoco, podrá enviar nada por ti.
Es, con diferencia, la causa número uno de que alguien termine el alta convencido de que ya está y descubra una semana después que sigue metiendo partes a mano.
Paso 6: guardar las cuatro credenciales
Al terminar, la plataforma te muestra los datos que necesitarás para configurar cualquier software de envío automático. Cópialos en ese momento, y guárdalos donde no se te pierdan.
| Código de arrendador | Identifica al titular. El mismo para todos tus alojamientos. |
|---|---|
| Código de establecimiento | Identifica al alojamiento concreto. Uno distinto por cada uno. |
| Usuario del servicio web | Solo existe si marcaste la casilla del paso anterior. No es tu usuario de la sede electrónica. |
| Contraseña del servicio web | Se muestra una vez. Si la pierdes, hay que volver al registro de establecimientos y generarla de nuevo. |
Con estos cuatro datos ya puedes configurar Hospedaje-Digital y olvidarte de los envíos. Si aún no los tienes, puedes crear tu cuenta igualmente y añadirlos cuando los consigas: los envíos arrancan solos en cuanto estén.
Después del alta: qué se envía y cuándo
Darte de alta es el principio. A partir de ahí hay dos comunicaciones distintas que mucha gente confunde:
| Registro de reserva (RH) | Los datos de la reserva y del pago: quién reserva, fechas, importe y medio de pago. Se comunica cuando se formaliza la reserva. |
|---|---|
| Parte de viajeros (PV) | Los datos de cada persona que se aloja: documento, nombre, nacionalidad, fecha de nacimiento, parentesco en el caso de menores. Se comunica con la entrada. |
Y dos obligaciones que conviene tener claras desde el primer día:
- Plazo de 24 horas. La comunicación debe hacerse en un máximo de veinticuatro horas desde el inicio del servicio.
- Conservación durante tres años. La información del libro-registro hay que guardarla tres años desde que termina el servicio. Guardarla no es sinónimo de haberla enviado: son dos obligaciones separadas y hay que cumplir las dos.
El incumplimiento se sanciona por la vía de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, con infracciones leves y graves según el caso.
Las dos formas de enviar, paso a paso, están en cómo enviar un parte de viajeros, y el detalle de los campos en qué es un parte de viajeros.
Errores que más altas bloquean
No marcar el envío por servicio web
Ya lo hemos contado, pero es tan frecuente que repetimos la solución: no hay que rehacer nada. Entras otra vez en el registro de establecimientos y entidades con tu certificado, editas el establecimiento, activas la comunicación por servicio web y guardas. En ese momento se generan el usuario y la contraseña que antes no existían.
Usar las credenciales de la sede como si fueran las del servicio web
Son cosas distintas y es un error constante. Con las de la sede entras tú a la web; con las del servicio web se conecta tu programa. Si tu software da un error de autenticación, esto es lo primero que hay que descartar.
Registrar el establecimiento con el certificado equivocado
Si el alojamiento es de una sociedad y lo das de alta con tu certificado personal, el arrendador queda a nombre de la persona física. Se puede corregir, pero es más trabajo que hacerlo bien a la primera.
Dar de alta un solo establecimiento teniendo varios
Cada alojamiento necesita el suyo, con su código y sus credenciales. Enviar los partes de un apartamento con el código de otro es comunicar datos incorrectos.
Perder la contraseña del servicio web
Se muestra una vez y no se puede volver a consultar. Se regenera desde el mismo sitio donde se creó, y hay que acordarse de actualizarla después en el software, o los envíos empezarán a fallar.
Si lo que te falla no es el alta sino un envío que SES rechaza, los mensajes de error concretos y su solución están en errores frecuentes en SES Hospedajes.
Casos particulares
Propietario extranjero sin certificado digital
Es la situación de bastantes propietarios de vivienda turística en costa. Para obtener certificado digital hace falta NIE y una identificación presencial, y no siempre es viable. La salida habitual es apoderar a un representante con certificado propio, normalmente la gestoría o la empresa que lleva el alojamiento, para que haga el alta y figure como responsable del trámite.
Gestores con varios alojamientos
Un arrendador y tantos establecimientos como alojamientos. Si los pisos son de propietarios distintos, cada propietario es su propio arrendador y el alta va por separado, aunque luego los gestiones todos tú desde el mismo panel.
Alojamientos en Cataluña y el País Vasco
La comunicación de viajeros en estas dos comunidades se viene tramitando con la policía autonómica, los Mossos d'Esquadra y la Ertzaintza, que tienen sus propios sistemas en lugar de SES Hospedajes. Antes de dar por hecho que con el alta en SES has cumplido, confírmalo con tu comunidad autónoma.
Hospedaje-Digital envía a SES Hospedajes. Si tu alojamiento está en una de esas dos comunidades, escríbenos antes de contratar y te decimos con franqueza si te servimos.
Cambio de titularidad del alojamiento
Si el alojamiento cambia de manos, el arrendador cambia. El nuevo titular tiene que registrarse y dar de alta el establecimiento a su nombre: las credenciales del anterior no se heredan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo darme de alta en SES Hospedajes sin certificado digital?
No para el registro inicial. Cl@ve y el DNI electrónico valen para entrar después en la aplicación de envíos, pero el alta del arrendador exige certificado. Sin él, la vía es apoderar a un representante que tenga el suyo.
¿Qué credenciales necesito para enviar los partes automáticamente?
Cuatro: código de arrendador, código de establecimiento, y usuario y contraseña del servicio web. Las dos primeras aparecen en la pantalla de registro; el usuario y la contraseña solo se generan si marcaste la opción de enviar comunicaciones por servicio web.
Me di de alta pero no marqué el envío por servicio web, ¿tengo que empezar de nuevo?
No. Se arregla entrando otra vez en el registro de establecimientos y entidades con tu certificado, editando el establecimiento y activando la comunicación por servicio web. Al guardar se generan el usuario y la contraseña que antes no existían.
¿Cuánto tarda el alta?
Si llegas con el certificado funcionando y los datos preparados, es cuestión de minutos y las credenciales se obtienen al momento. Lo que suele llevar días es conseguir el certificado digital, no el trámite en sí.
¿Cuesta dinero?
El alta en SES Hospedajes es gratuita. Lo que puede costar es el software que automatiza los envíos, si decides no hacerlos a mano.
¿Cuánto tiempo tengo para comunicar los datos de un viajero?
Un máximo de 24 horas desde el inicio del servicio, según el Real Decreto 933/2021. Además hay que conservar la información del libro-registro durante tres años.
¿Qué pasa si se me pasa el plazo de 24 horas?
Comunicar fuera de plazo es un incumplimiento, sancionable por la vía de la Ley Orgánica 4/2015. Si te das cuenta tarde, envíalo igualmente: tarde es mejor que nunca.
¿Tengo que darme de alta si mi alojamiento está en Cataluña o el País Vasco?
En esas dos comunidades la comunicación de viajeros se viene tramitando con la policía autonómica, los Mossos d'Esquadra y la Ertzaintza, con sus propios sistemas. Confírmalo con tu comunidad autónoma antes de dar por hecho que te basta con SES Hospedajes.
¿Tengo que pedir permiso a mis huéspedes para enviar sus datos?
No hace falta su consentimiento, porque el tratamiento responde a una obligación legal. Sí tienes que informarles de que sus datos se comunican al Ministerio del Interior y de cuánto tiempo se conservan. Si usas un proveedor como nosotros, además firmas el contrato de encargo del tratamiento que exige el RGPD.
¿Prefieres que se haga solo?
Hospedaje-Digital recoge los datos de tus huéspedes con un check-in online, los valida antes de enviarlos y comunica partes y reservas a SES Hospedajes por servicio web.
Otras guías
Hospedaje-Digital es un software privado y no tiene ninguna vinculación con el Ministerio del Interior. Esta guía es informativa: para el texto oficial consulta el Real Decreto 933/2021 y la sede electrónica del Ministerio del Interior.