Errores frecuentes en SES Hospedajes

Cómo leer un rechazo de SES

Los rechazos llegan con un formato parecido a este:

Error de validación en la comunicación [1]: [Valor incorrecto para el campo NIF.]

El número entre corchetes indica qué comunicación del envío ha fallado. El texto final es el motivo. Un parte rechazado no cuenta como comunicado: hay que corregirlo y volver a enviarlo dentro del plazo de 24 horas.

El rechazo en sí no es sancionable; lo sería no corregirlo y que la comunicación no llegue a hacerse. La diferencia, con las cuantías de cada caso, en multas y sanciones del parte de viajeros.

«Valor incorrecto para el campo NIF»

Es, con diferencia, el rechazo más habitual. SES comprueba que el número del DNI o NIE es válido, incluida la letra de control. Las causas típicas:

• El DNI está escrito sin la letra, por ejemplo 12345678 en vez de 12345678Z.
• La letra no corresponde al número: casi siempre es un dígito mal copiado.
• Hay espacios, puntos o guiones dentro del número.
• Se ha marcado como DNI un documento extranjero, que debería ir como pasaporte u otro documento.
• Es un número de relleno, como 555555555, puesto para salir del paso.

Solución: copia el número directamente del documento, con su letra y sin espacios, y elige bien el tipo de documento. Un formulario que compruebe la letra de control mientras el huésped escribe evita casi todos estos rechazos.

«Un código postal ha de ser un número de longitud 5 y existir dentro del territorio español»

Para direcciones en España, el código postal tiene que tener 5 cifras y existir. Pasa sobre todo con:

• Códigos que empiezan por 0 y se han guardado como número: 8001 en lugar de 08001 (Barcelona), o 3001 en lugar de 03001 (Alicante).
• Huéspedes extranjeros a los que se ha puesto España como país de residencia, con el código postal de su país.

Solución: trata el código postal como texto, no como número, para no perder el 0 inicial, y comprueba que el país de residencia es el correcto. Para direcciones en España conviene además que el municipio corresponda al código postal.

«Ya existe una comunicación con estos datos»

El mensaje completo termina con «Código de comunicación existente: …». Significa que ese parte ya estaba enviado y aceptado. No es un fallo de datos: alguien lo ha mandado dos veces, o el programa lo ha reintentado después de que la primera vez ya funcionara.

Solución: no hagas nada si el parte era correcto. El código que aparece en el mensaje es el justificante de la comunicación original. Si lo que querías era corregir datos, anula esa comunicación con su código y envía una nueva.

«Ha de informar la referencia de la comunicación»

Falta la referencia del contrato: el número o código con el que identificas esa reserva o estancia. Es obligatoria en todos los partes.

Solución: usa el localizador de la reserva o cualquier referencia interna que te permita encontrar después esa estancia.

«Titular obligatorio» y «Solo se admite una persona con rol titular (TI)»

Cada parte tiene que llevar exactamente un titular del contrato (rol TI); los demás huéspedes van como viajeros (rol VI). Los mensajes completos son:

• «Titular obligatorio. Faltan datos de una persona con rol titular (TI)»: no has marcado a nadie como titular.
• «Datos incorrectos. Solo se admite una persona con rol titular (TI)»: has marcado a dos o más.

Solución: marca como titular a la persona que hizo la reserva o firma el contrato, y a todos los demás como viajeros.

«Datos de contacto obligatorios, teléfono o correo»

SES exige al menos un teléfono o un correo electrónico.

Solución: pídelo siempre en el check-in. Es un dato que el huésped da sin problema y que además te sirve para comunicarte con él durante la estancia.

Otros datos que suelen faltar

No siempre generan el mismo mensaje, pero provocan rechazos o partes incompletos:

• Segundo apellido en huéspedes con DNI español.
• Número de soporte del DNI o NIE: son 9 caracteres impresos en la tarjeta, distintos del número del documento.
• Parentesco de los menores con el adulto con el que viajan.
• Documento de los viajeros de 14 años o más.

La lista completa de campos está en qué es un parte de viajeros.

Problemas de acceso y de servicio web

Antes de llegar a los datos, algunos envíos fallan por la configuración:

• No se marcó el servicio web en el alta. Sin esa opción, ningún programa puede enviar los partes por ti.
• Usuario equivocado. Un programa necesita el usuario del servicio web, que termina en WS, con su contraseña. El de la aplicación web no sirve.
• Credenciales incompletas. Además del usuario y la contraseña, hacen falta el código de arrendador y el código del establecimiento.
• Problemas con el certificado digital al darse de alta: certificado caducado, no instalado en el navegador o de una persona distinta del titular.

Cómo hacer bien el alta desde el principio: guía de alta en SES Hospedajes.

Cómo evitar los rechazos

Casi todos los rechazos nacen al recoger los datos, no al enviarlos. Tres hábitos los evitan:

1. Recoge los datos antes de la llegada, con un formulario que valide el DNI, el código postal y los campos obligatorios mientras el huésped escribe.
2. Comprueba siempre la respuesta de SES: el parte cuenta cuando se acepta, no cuando se envía.
3. No reenvíes por si acaso. Si dudas de si un parte llegó, consulta su estado antes de mandarlo otra vez.

Preguntas frecuentes

Otras guías

• ¿Qué es SES Hospedajes?
• ¿Qué es un parte de viajeros?
• Cómo enviar un parte de viajeros
• Registro de viajeros en apartamentos turísticos
• SES Hospedajes para viviendas turísticas
• Cómo darse de alta en SES Hospedajes
• Multas y sanciones del parte de viajeros