Cómo enviar un parte de viajeros
Hay dos formas oficiales de enviar el parte a SES Hospedajes: a mano desde la aplicación web del Ministerio o automáticamente por servicio web. Te explicamos las dos, paso a paso, y qué hacer cuando algo sale mal.
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Antes de empezar
Para enviar partes necesitas haber completado el alta del alojamiento en SES Hospedajes. Se hace una sola vez, con certificado digital, desde el «Acceso al registro de establecimientos y entidades» de la sede del Ministerio del Interior. Lo explicamos en la guía de alta en SES Hospedajes.
Al terminar el alta tendrás estos datos. Guárdalos bien, porque los necesitarás siempre:
- Código de arrendador: te identifica a ti, como titular de la actividad.
- Código de establecimiento: identifica cada alojamiento. Si tienes varios, cada uno tiene el suyo.
- Usuario y contraseña de acceso. Si activaste el servicio web, tendrás además un usuario específico para él, que termina en
WS.
Y, por supuesto, los datos de los viajeros, recogidos antes de su llegada o durante el check-in.
Opción 1: a mano, desde la aplicación web
Es la vía gratuita y no necesita ningún programa. Conviene a quien recibe pocas reservas al mes.
- Entra en la sede electrónica del Ministerio del Interior y busca el procedimiento Hospedajes y alquiler de vehículos.
- Elige «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones» (no el de registro, que es solo para el alta).
- Identifícate con certificado electrónico o con tu usuario y contraseña.
- Crea una comunicación nueva de tipo parte de viajeros y selecciona el establecimiento.
- Rellena los datos de la estancia: referencia, fechas de entrada y salida, número de personas y tipo de pago.
- Añade a cada viajero. Marca a uno solo como titular del contrato.
- Envía la comunicación y anota el resultado.
Ventajas: gratis y sin intermediarios. Inconvenientes: hay que teclear cada viajero a mano, dentro de las 24 horas siguientes a su llegada, y cualquier error tipográfico provoca un rechazo.
Opción 2: automático, por servicio web
El Ministerio ofrece un servicio web para que un programa envíe las comunicaciones «de máquina a máquina», sin que nadie tenga que teclearlas. Es lo que usan los programas de gestión de alojamientos, incluido Hospedaje-Digital.
Para poder usarlo:
- En el alta del establecimiento tiene que estar marcada la opción de enviar comunicaciones por servicio web. Es el paso que más se olvida, y sin él ningún programa puede enviar los partes.
- Configura en el programa tu código de arrendador, el código del establecimiento y el usuario y la contraseña del servicio web (el usuario que termina en
WS). - A partir de ahí, el programa genera el parte con los datos del check-in, lo envía y consulta la respuesta de SES.
Ventajas: no hay que teclear nada, los datos se validan antes de enviarlos y no depende de que te acuerdes. Inconvenientes: necesitas un programa que lo haga.
Cómo saber si el parte se ha aceptado
Enviar no es lo mismo que cumplir: el parte cuenta cuando SES lo acepta. Comprueba siempre la respuesta:
- Aceptado: SES devuelve un código de comunicación. Es tu justificante; guárdalo junto al registro.
- Rechazado: SES indica el motivo, por ejemplo «Valor incorrecto para el campo NIF». Corrige el dato y vuelve a enviarlo dentro del plazo.
En la aplicación web puedes consultar en cualquier momento las comunicaciones enviadas y su estado. Los motivos de rechazo más habituales, con su solución, están en errores frecuentes en SES Hospedajes.
Cómo corregir o anular un parte
Si un parte ya aceptado tiene un error, o la estancia se cancela, no lo vuelvas a enviar tal cual: SES lo rechaza con el mensaje «Ya existe una comunicación con estos datos» y te indica el código de la comunicación existente.
Lo correcto es anular esa comunicación, con su código, y enviar después una nueva con los datos buenos.
No te olvides de las reservas
Además del parte, el alojamiento debe comunicar las reservas en las 24 horas siguientes a que se hagan, se modifiquen o se cancelen. Se envían por las mismas dos vías. Es un paso que muchos propietarios no conocen; tienes el contexto completo en qué es SES Hospedajes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para enviar el parte de viajeros?
Un máximo de 24 horas desde la entrada de los viajeros.
¿Puedo enviar a todos los viajeros de una reserva juntos?
Sí. Cada parte lleva los datos de la estancia y de todas las personas que se alojan en ella; uno de ellos figura como titular y el resto como viajeros.
¿Qué usuario tengo que poner en un programa de gestión?
El del servicio web, que termina en WS, con su contraseña, junto con tu código de arrendador y el código del establecimiento. El usuario con el que entras a la aplicación web no sirve para el servicio web.
¿Qué hago si SES me rechaza el parte?
Lee el motivo que indica la respuesta, corrige ese dato y vuelve a enviarlo dentro del plazo. Si el rechazo dice que ya existe una comunicación con esos datos, el parte ya estaba enviado: no hace falta repetirlo.
¿Es obligatorio usar un programa para enviar los partes?
No. La aplicación web del Ministerio es gratuita y suficiente para enviarlos a mano. Un programa solo ahorra el tecleo y reduce los rechazos por errores.
¿Prefieres que se haga solo?
Hospedaje-Digital recoge los datos de tus huéspedes con un check-in online, los valida antes de enviarlos y comunica partes y reservas a SES Hospedajes por servicio web.
Otras guías
Hospedaje-Digital es un software privado y no tiene ninguna vinculación con el Ministerio del Interior. Esta guía es informativa: para el texto oficial consulta el Real Decreto 933/2021 y la sede electrónica del Ministerio del Interior.