¿Qué es un parte de viajeros?
El parte de viajeros es la comunicación con la que un alojamiento informa al Ministerio del Interior de quién se aloja, cuándo y en qué condiciones. Te explicamos qué datos lleva, campo por campo, y cómo evitar que te lo rechacen.
Actualizado el
En esta guía
Qué es el parte de viajeros
Es el registro de las personas que se alojan en un establecimiento turístico, que el alojamiento debe enviar a SES Hospedajes. Lo exige el Real Decreto 933/2021 a todos los alojamientos: hoteles, apartamentos, viviendas turísticas, casas rurales, albergues o campings.
Cada parte recoge un contrato de alojamiento (la estancia) y las personas que se alojan en él. En una misma comunicación van el contrato y todos los viajeros de esa estancia.
No hay que confundirlo con la comunicación de reserva, que se envía antes, cuando se hace la reserva. El parte se envía cuando los viajeros llegan.
Datos de la estancia (el contrato)
| Dato | Obligatorio | Qué es |
|---|---|---|
| Referencia | Sí | El número o código con el que identificas la reserva o el contrato. |
| Fecha del contrato | Sí | Cuándo se formalizó. |
| Fechas de entrada y salida | Sí | El periodo de la estancia. |
| Número de personas | Sí | Cuántos viajeros se alojan. |
| Tipo de pago | Sí | Cómo se paga: efectivo, tarjeta, transferencia, plataforma… |
| Número de habitaciones | No | Si quieres indicarlo. |
| Conexión a internet | No | Si el alojamiento la ofrece. |
| Fecha, medio y titular del pago | No | Datos adicionales del pago. |
Datos de cada viajero
| Dato | Cuándo es obligatorio |
|---|---|
| Rol (titular o viajero) | Siempre. Cada parte lleva un único titular del contrato; el resto son viajeros. |
| Nombre y primer apellido | Siempre. |
| Segundo apellido | Cuando el documento es un DNI español. |
| Tipo y número de documento | Para mayores de 14 años. |
| Número de soporte | Con DNI o NIE: es el código de 9 caracteres impreso en la tarjeta, distinto del número del documento. |
| Fecha de nacimiento | Siempre. |
| Nacionalidad y sexo | Según el documento. |
| Dirección de residencia | Siempre: dirección, código postal y país. En España, también el municipio. |
| Teléfono o correo electrónico | Al menos uno de los dos. |
| Parentesco | Para los menores de edad: su relación con el adulto que los acompaña. |
Estos campos son los que define el propio servicio de SES Hospedajes. Si falta un dato obligatorio, o tiene un formato que el sistema no acepta, la comunicación se rechaza.
Menores de edad
Los menores también se incluyen en el parte. Hay dos diferencias:
- A partir de los 14 años se exige el documento de identidad, igual que a un adulto.
- Para todos los menores hay que indicar el parentesco con el adulto con el que viajan (hijo, nieto, sobrino, tutelado…).
Plazo de envío y conservación
El parte se comunica en un máximo de 24 horas desde la entrada de los viajeros. Lo más práctico es recoger los datos antes de la llegada para enviarlo el mismo día.
El alojamiento debe conservar el registro durante 3 años. Basta con guardar los datos de forma segura: la norma pide los datos del viajero, no una fotocopia de su documento.
Cómo se envía
Hay dos vías, las dos oficiales:
- A mano, rellenando cada parte en la aplicación web de SES Hospedajes.
- Por servicio web, desde un programa de gestión que envía los partes automáticamente.
Las ventajas e inconvenientes de cada una, y los pasos, están en cómo enviar un parte de viajeros.
Errores que hacen que te lo rechacen
La mayoría de los rechazos se deben a unos pocos datos mal recogidos:
- DNI sin letra, con la letra equivocada o con espacios.
- Código postal de 4 cifras: en España siempre son 5 (por ejemplo,
08001, no8001). - Ningún titular, o más de uno, en el mismo parte.
- Ni teléfono ni correo.
- Enviar dos veces el mismo parte.
Recogemos los mensajes exactos que devuelve SES, y cómo resolver cada uno, en errores frecuentes en SES Hospedajes.
Preguntas frecuentes
¿Hay que hacer parte de los niños?
Sí. Todos los viajeros se incluyen. A los menores de 14 años no se les exige documento, pero sí su fecha de nacimiento y el parentesco con el adulto que los acompaña.
¿Qué es el número de soporte del DNI?
Es un código de 9 caracteres impreso en la tarjeta del DNI o del NIE que identifica ese ejemplar concreto del documento. No es el número del DNI: cambia cada vez que se renueva la tarjeta.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar el parte?
Un máximo de 24 horas desde la entrada de los viajeros.
¿Puedo guardar una foto del DNI del huésped?
La norma pide los datos, no una copia del documento. Si los tomas a partir de una foto, lo prudente es no conservarla una vez leídos los datos.
¿Qué hago si me he equivocado en un parte ya enviado?
No lo vuelvas a enviar tal cual: SES lo rechazará por duplicado. Hay que anular la comunicación y enviarla de nuevo con los datos corregidos.
¿Prefieres que se haga solo?
Hospedaje-Digital recoge los datos de tus huéspedes con un check-in online, los valida antes de enviarlos y comunica partes y reservas a SES Hospedajes por servicio web.
Otras guías
Hospedaje-Digital es un software privado y no tiene ninguna vinculación con el Ministerio del Interior. Esta guía es informativa: para el texto oficial consulta el Real Decreto 933/2021 y la sede electrónica del Ministerio del Interior.